ANS

Apakah Anda seorang manajer teknis? Aktivitasmu seperti berikut?

Pagi-pagi cek email, chat dan PR Review dari teman-teman lain. Lalu memutuskan untuk membalas mana dahulu, tapi dikejar meeting di jam 10an. Siangnya habis makan siang sudah ada meeting lagi atau interview. Baru sempat mengerjakan hal-hal lain sedikit sekali. Sorenya sudah agak lelah, tapi masih harus membalas berbagai hal dan membereskan masalah tim. Sisanya tidak ada waktu lagi mengerjakan task pribadi. Apakah seperti itu?

Nampaknya menjadi manajer itu sibuk ya? Terlebih manajer teknis yang masih harus melakukan pengembangan teknis juga (re: baca coding). Sebagai Manajer tentunya Anda me-manage orang lain, tapi harus lebih awal mengendalikan diri sendiri dahulu. Setelah Anda tuntas dengan diri sendiri, baru bisa memimpin tim dengan lebih efektif. Lalu apa yang dikendalikan?

Anda tentu bukan Avatar pengendali Empat Elemen. Tapi Anda perlu bisa mengendalikan informasi yang masuk, task yang dikerjakan pribadi, tim dan diskusi. Ada satu prinsip yang kupegang dalam mengendalikan diri sebagai manajer, "Sebisa mungkin kurangi beban yang diingat kepala". Semua dipindahkan ke catatan, tulisan atau lainnya yang tak perlu diingat. Kenapa? Karena kepala kita ini mirip CPU cara kerjanya. Kita hanya memproses informasi yang masuk, sedangkan yang perlu diingat kita perlu simpan ke "media penyimpanan" lain. Kurangi menaruh penyimpanan saat berpikir, karena terbatas "memory"-nya

Kita harus membuat sistem diri sendiri yang robust untuk hal ini dalam mengorganisasikan informasi dan diri. Aku selalu utamakan hal-hal ini: calendar agenda, to do list, email/chat, sistem catatan / brain dump.

Calendar. Sebisa mungkin taruh segala aktivitas kalian yang akan dikerjakan di dunia nyata di Calendar App (misal Google Calendar atau Apple Calendar). Tujuannya agar memudahkan kita run through seharian akan melakukan apa dan kemana (jangan mengingat sesuatu). Setiap pagi akan kita lihat kegiatan, lalu saat menjelang kegiatan bisa dipasang notifikasi. Selain itu akan memudahkan orang lain yang ingin meminta waktu kita untuk melihat agenda apa saja yang kita lakukan, sehingga tidak tiba-tiba mengambil waktu kita. Sesuatu agenda yang tidak ada di Calendar kita anggap tidak "nyata". Kalian pun ada baiknya membagi waktu [Makers dan Managers](https://blog.rescuetime.com/how-to-make-a-schedule/) dengan block waktu di Calendar. Bagiku pribadi aku tidak ada waktu manajerial dibawah jam 12 siang. Jam 09-12 dipakai untuk deep work dan deep think, kecuali terpaksa. Tips lainnya jangan taruh to do list kerjaan sebagai agenda, taruh itu di To Do List semestinya.

To Do List. Gunakan hal ini untuk menjaga prioritas hal-hal yang ingin dikerjakan dan menjadi mood booster tiap harimu agar terasa produktif. Sekali lagi, jangan banyak mengingat, apabila saat diskusi atau meeting ada sesuatu yang mesti di-followup atau dikerjakan, masukkan to do list untuk bisa di-review lagi nanti. Saat review di akhir/awal hari, kalian bisa pikirkan task ini termasuk prioritas atau tidak (membuat prioritas bisa dengan Eisenhower Matrix atau lainnya) atau memecahkan lagi menjadi beberapa tasks lebih kecil. Kurangi mengingat suatu pekerjaan, taruh semua sebagai catatan to do list secara fisik (kertas notes) ataupun digital (to do app). Aku sendiri memakai any.do sebagai organizing tasks. Sedikit tips, mungkin tidak semua tasks kita kerjakan hingga selesai, tapi kalau itu sudah dikerjakan, cross check tasknya dengan ganti judulnya dengan relevan lalu buat task baru lagi untuk selanjutnya. Tujuannya agar ada rasa kepuasan accomplishment dan membuat momentum produktif.

Chat dan Email. Kendalikan dirimu dari informasi yang berlebih dan men-distract dirimu. Notifikasi pesan/email di HP atau Desktop-mu akan mengalihkan dirimu dari pekerjaan yang dilakukan di depan mata. Biasanya aku menjauhkan HP saat bekerja dan tidak memasang notifikasi chat di HP, sedangkan Desktop sebagai alat kerja utama tidak aku pasang notifikasi chat dan email. Aku hanya membuka chat/email saat jam-jam tidak bekerja deep think atau deep work, awal hari, tengah hari atau menjelang sore. Tidak semua chat kita perlu balas langsung, tapi apabila itu penting dapat kita follow up dahulu secara sync dalam chat. Mungkin berbeda-beda tiap orang, tapi mengendalikan diri membaca chat/email dan membalasnya dengan cepat akan berguna bagi Anda. Pada akhirnya chat dan email tersebut merupakan komunikasi asynchronous, jadi tak perlu terlalu sync dan realtime dalam membalasnya. Beri jeda waktu yang tepat bagi ritme bekerja Anda, sehingga tidak terlalu loosely pun.

Brain dump. Aku membiasakan diri memiliki catatan dalam bentuk kertas atau digital untuk mengeluarkan apa yang ada di kepala atau saat menerima informasi baru. Tujuannya sama, mengurangi beban yang harus diingat. Saat rapat, diskusi, ketemu orang tidak sengaja, pasti ada sesuatu yang terpikirkan. Kalau kita berusaha mengingat sampai nanti dikerjakan, niscaya akan lupa. Sehingga brain dump ini penting dilakukan, dan saat kita ada waktu lagi kita bisa me-review isi catatannya, atau saat suatu waktu nanti perlu melihat bisa cek ulang catatannya.

Sehingga dengan cara Anda mengendalikan diri sendiri ini, Anda bisa lebih baik me-manage tim dan orang lain. Semoga Anda bisa produktif. Terkait produktivitas sebagai manager, nanti aku akan cerita lagi selanjutnya.