ANS

Kalau ada satu hal yang perlu dicurigai dari segala masalah, adalah komunikasi yang ada di dalamnya. Sebelum langsung menduga ini adalah masalah kompetensi, teknis dan sebagainya, coba cek dahulu cara komunikasi orang atau tim di dalamnya. Biasanya masalahnya sederhana: salah ekspektasi yang harus dikerjakan; kurang jelas dalam memberi awalan; tidak mengabarkan kalau ada kesulitan; tidak ada diskusi yang membangun dalam pekerjaan. Hal-hal ini keliatan sepele, tapi dampaknya bisa luar biasa membuat kita menghela napas atau tertawa lepas bila terjadi.

Manusia dengan manusia lainnya pasti berkomunikasi dengan cara lisan, tulisan dan lain sebagainya. Ide utamanya adalah menyampaikan/memindahkan informasi dari satu kepala ke kepala lainnya. Pemindahan informasi ini bisa jadi gagal karena salah cara komunikasinya. Pemilihan bahasa, intonasi, waktu, frekuensi komunikasi bisa jadi penyebabnya. Contohnya kamu tidak sadar orang tersebut tidak bisa diberi kabar mendadak, tapi harus agak lebih awal. Contoh lain, kamu harus tahu dia orangnya butuh diingatkan terus, karena tidak akan langsung ingat yang sudah dikabari. Memperbaiki cara komunikasi ini sangat terkait hubungan interpersonal. Karena ini memang sangat tergantung personal orangnya, kita tidak bisa bergantung dengan hal ini bila harus menyelesaikan masalah organisasi. Sebuah organisasi harus memiliki mekanisme komunikasi yang disepakati agar orang di dalamnya tidak bingung, bukan menyesuaikan ke tiap orangnya.

Contoh sebuah flow komunikasi yang aku buat untuk tim

Kenapa hal ini penting? Karena saat jumlah orang semakin banyak, gaya komunikasinya bukan lagi personal. Tiap orang punya cara komunikasi masing-masing, sehingga kita butuh kesepakatan cara komunikasi. Hal ini penting ditetapkan di awal sebuah tim. Kejelasan medium komunikasi, disini contohnya aku hanya menggunakan slack untuk diskusi tidak langsung, dan video call untuk komunikasi langsung. Sedangkan tatap muka hanya hal-hal interupsi, serta tidak pernah chat pekerjaan melalui WA. Tim juga butuh kejelasan dimana sumber informasi yang penting disimpan, biasa kusebut "Single Source of Truth". Tujuannya agar tim selalu tahu tempat menemukan informasi yang bisa dipercaya, tidak mesti bertanya terus menerus. Biasanya aku menggunakan Dokumen dan Trello untuk menyimpan hal ini. Namun hal ini semakin penting saat organisasi makin besar, kadang sudah dibutuhkan "Knowledge Management System" atau "WIKI" untuk navigasi penyimpanan tulisannya. Anda boleh menyimpan dokumen dimana saja, tapi perlu menuliskannya dalam WIKI untuk mencatat perjalanan pemikiran Anda dan membagikannya ke organisasi.

Sebelum tim Anda makin besar dan organisasi Anda makin kompleks, cepat-cepatlah membuat panduan komunikasi. Jangan tunggu tim besar dahulu. Semakin awal memulai budaya dan pola komunikasi, semakin mudah scaling tim/organisasi Anda ke depan. Biasanya manajer di awal-awal akan lebih mementingkan monitoring dan membagi tugas. Padahal hal ini (komunikasi) adalah hal penting tapi tidak mendesak, jadi perlu Anda pikirkan atau rencanakan dahulu, sebelum langsung dieksekusi. Dengan pola komunikasi yang baik, akan membuat kepercayaan dan ruang aman bagi tiap anggota tim/developer Anda untuk mengemukakan pendapat dan berdiskusi. Hal itu tentunya akan membantu Anda menjadi manajer yang lebih efektif.

Kali ini saya tidak bisa memberi artikel atau buku sebagai tips, tapi kalau ada yang punya tips atau buku menarik bisa donk tweet ke saya di @ans4175. Terimakasih :)